Facing Risk

Einsatzbereiche

Der Bereich Communication ist für den Aussenauftritt und die Öffentlichkeits-arbeit des St. Gallen Symposiums und des ISC verantwortlich. Während der „3 Tage im Mai" sorgt COM dafür, dass beispielsweise die diversen Sessions, das Rahmenprogramm und die Pausen bildlich festgehalten und aktuelle Nachrichten transkribiert und in alle Welt versandt werden. Ausser-dem koordiniert das COM-Team Interviews mit hochkarätigen Persön-lichkeiten und betreut die rund 100 anwesenden Medienvertreter. Ein wichtiger Teil der COM-Tätigkeit besteht darin, Informationen über die Geschehnisse am St. Gallen Symposium für Teilnehmende, Medienvertreter und andere Interes-sierte auf der Website und in Form von Zusammenfassungen und News-lettern aufzubereiten und zu publizieren.

Der Bereich Social Sessions, verantwortet von zwei ISC-Teammitgliedern, umfasst alle Abendveranstaltungen am St. Gallen Symposium. Zusammen mit ihren Helfern sind sie für die Organisation und Durchführung der zwei Dinner Nights und Open House Nights am Donnerstagabend, sowie des International Buffet am Freitagabend verantwortlich. Mit den Abendveranstaltungen wird den Teilnehmenden eine Möglichkeit geboten, um den am Tag begonnen Dialog in kulinarischem Rahmen weiterzuführen. Das International Buffet am Freitagabend soll zusammen mit dem anschliessenden Verweilen in der ISC-Lounge den festlichen Abschluss des St. Gallen Symposium bilden.

Technical Operations verwandelt die Universität in das attraktive und hoch-moderne Tagungsgelände des St. Gallen Symposiums und wird daher schon in der Woche vor dem Symposium an der HSG aktiv sein. Zusammen mit IT arbeitet TECH am Aufbau des Communication Centres, des Press Centres und des Internet Corners. Auch während des St. Gallen Symposiums arbeitet Technical Operations ebenfalls eng mit IT zusammen.

Der Verantwortungsbereich der IT umfasst die Betreuung sowohl des Anmeldesystems als auch der ganzen Kommunikationsinfrastruktur bis zum Telefon. Die IT kennt aber auch jeden der rund 150 Computer, die extra für das St. Gallen Symposium aufgesetzt werden. In enger Zusammenarbeit mit Technical Operations werden das Communication Centre, die Office-Area, das Press Center und der Internet Corner aufgebaut.

Participants’ Services ist im Sinne einer umfassenden Beziehungspflege im Vorfeld des St. Gallen Symposium für sämtliche Kontakte zu Teilnehmenden, Topic Leaders sowie Referenten verantwortlich. Neben der Entgegennahme der Anmeldungen bucht das SER-Team die Gäste in die gewünschten Hotels, organisiert den Transport von den Flughäfen Zürich und Altenrhein nach St. Gallen und zum Gelände des St. Gallen Symposium sowie die Shuttle-Dienste innerhalb der Stadt St. Gallen. Dazu druckt SER alle Badges und versucht, speziellen Wünschen der Teilnehmenden gerecht zu werden. Während des St. Gallen Symposium sorgt das SER-Team dafür, dass alle Gäste am Check-In professionell und herzlich in Empfang genommen werden und ihre Symposiumsunterlagen erhalten. SER steht den Gästen an Service Desks jederzeit zur Verfügung, um bei auftretenden Fragen und Wünschen kompetent weiterzuhelfen und die bestmögliche Betreuung der Teilnehmenden sicherzustellen.

Der Bereich Food & Beverage (F&B) bildet mit rund 80 Helfern eine der grössten Support Crews des St. Gallen Symposium. Das Aufgabenspektrum von F&B umfasst alle Dienstleistungen, die am St. Gallen Symposium angeboten werden, die für das leibliche Wohl der Teilnehmenden und Helfer sorgen. So kümmert sich F&B um die Helferverpflegung, das Tagescatering, die Lounge aber auch die gesamte Logistik am St. Gallen Symposium. Da die Teilnehmenden sehr viel Kontakt zu den F&B Helfern haben, tragen diese auch entscheidend zur Servicequalität sowie zum Erscheinungsbild des St. Gallen Symposium bei.